Aufgaben
Aufgaben erstellen, zuweisen und den Fortschritt verfolgen.
Aufgaben helfen dir, Arbeit im Projekt festzuhalten und nachvollziehbar zu erledigen. Du kannst damit zum Beispiel eine Mängelmeldung, eine Rückfrage oder eine Nacharbeit nach einer Prüfung erfassen und direkt mit den passenden Personen, Anlagen oder Checklisten verbinden.
Eine Aufgabe besteht mindestens aus einer Beschreibung und einem Projekt. Je nach Bedarf ergänzt du Details, einen Bearbeiter, einen Status, Kategorien, eine Priorität, ein Fälligkeitsdatum und Anhänge.
Wofür Aufgaben gedacht sind
Nutze Aufgaben immer dann, wenn aus einer Beobachtung konkrete Arbeit entstehen soll. Typische Fälle sind:
- ein Mangel an einer Anlage, der behoben werden muss,
- eine Rückfrage an eine andere Person,
- eine Nacharbeit nach einer Checkliste,
- ein offener Punkt aus einer Begehung,
- eine kleine interne Abstimmung, die sonst in Nachrichten untergehen würde.
Aufgaben sind besonders hilfreich, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder wenn später nachvollziehbar sein soll, wer was wann entschieden, erledigt oder dokumentiert hat.
Was in eine Aufgabe gehört
Die Beschreibung sollte kurz und eindeutig sein. Sie erscheint in Listen, Boards und Suchergebnissen. Die Details sind der richtige Ort für Kontext, Beobachtungen, Arbeitsschritte oder Hinweise.
Praktischer Tipp
Formuliere die Beschreibung als Ergebnis oder Problem, nicht als lose Notiz. „Leckage an Pumpe prüfen“ ist leichter zu bearbeiten als „Pumpe“.
Aufgaben finden
Globale Aufgabenübersicht
Du findest Aufgaben an zwei Stellen:
- Im Bereich Aufgaben siehst du deine projektübergreifenden Aufgaben.
- In einem Projekt siehst du alle Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören.
Die projektübergreifende Ansicht ist in mehrere Bereiche aufgeteilt:
- Mir zugewiesen zeigt Aufgaben, für die du als Bearbeiter eingetragen bist.
- Von mir erstellt zeigt Aufgaben, die du angelegt hast.
- Abonniert zeigt Aufgaben, deren Verlauf du verfolgst.
- Archiviert zeigt ältere abgeschlossene Aufgaben.
Die globale Ansicht eignet sich für deinen persönlichen Arbeitsvorrat. Wenn du morgens wissen willst, was für dich offen ist, starte mit Mir zugewiesen. Wenn du nachverfolgen möchtest, ob eine von dir gemeldete Sache bearbeitet wurde, nutze Von mir erstellt oder Abonniert.
Projektbezogene Aufgaben
Die Projektansicht zeigt Aufgaben im Kontext eines einzelnen Projekts. Sie ist gut geeignet, wenn ein Team gemeinsam den Fortschritt eines Projekts steuert. Dabei helfen Statusspalten und eine projektspezifische Kategorisierung.
In Projektansichten kannst du Aufgaben zusätzlich über das Archiv öffnen. Archivierte Aufgaben bleiben außerdem über die Suche auffindbar.
Häufige Fragen beim Finden
Wenn eine Aufgabe nicht in deiner Liste erscheint, prüfe zuerst:
- ob du in der richtigen Ansicht bist, zum Beispiel Mir zugewiesen statt Von mir erstellt,
- ob ein Filter aktiv ist,
- ob erledigte Aufgaben ausgeblendet sind,
- ob die Aufgabe bereits archiviert wurde,
- ob du im richtigen Projekt suchst.
Aufgabe erstellen
Grunddaten erfassen
Neue Aufgaben erstellst du über die Aufgabenfunktion im jeweiligen Kontext, zum Beispiel direkt im Projekt oder aus einer verknüpften Ansicht heraus. Beim Erstellen kannst du diese Felder setzen:
- Beschreibung: der kurze Titel der Aufgabe.
- Details: ergänzende Informationen, Schritte oder Beobachtungen.
- Projekt: das Projekt, in dem die Aufgabe bearbeitet wird.
- Fällig: das Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss.
- Anhänge: Dateien oder Bilder, die zur Aufgabe gehören.
- Priorität: von keiner Priorität bis höchste Priorität.
Wenn du erhöhte Rechte hast, weil du beispielsweise Mitglied des Projektes oder ein Admin bist, dann kannst du auch folgende Felder bearbeiten:
- Bearbeiter: die Person, die die Aufgabe übernehmen soll.
- Status: die passende Spalte im Workflow des Projekts.
- Kategorie: eine oder mehrere Projektkategorien zur Einordnung.
- Auftraggeber: ein anderer Nutzer, für den die Aufgabe erstellt werden soll.
Wenn im Projekt Standards hinterlegt sind, werden Bearbeiter oder Status beim Erstellen automatisch vorausgewählt. Du kannst diese allerdings vor dem Speichern ändern.
Bearbeiter und Auftraggeber
Der Bearbeiter ist die Person, die die Aufgabe erledigen soll. Der Auftraggeber ist der Nutzer, für den die Aufgabe angelegt wird. So kann eine Person eine Aufgabe im Namen einer anderen Person erfassen. Das ist besonders hilfreich am Empfang, im Backoffice oder während einer gemeinsamen Begehung.
Praktischer Tipp
Wenn noch nicht klar ist, wer eine Aufgabe übernimmt, lasse den Bearbeiter leer. In Projektansichten kannst du später gezielt nach unzugewiesenen Aufgaben filtern.
Status, Priorität und Fälligkeit
Der Status zeigt, wo die Aufgabe im Workflow steht. Die Priorität beschreibt, wie wichtig die Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben ist. Das Fälligkeitsdatum hilft bei zeitkritischen Arbeiten.
Vermeide es, Priorität und Fälligkeit als Ersatz füreinander zu verwenden. Eine Aufgabe kann sehr wichtig sein, aber erst nächste Woche fällig. Umgekehrt kann eine kleine Aufgabe heute fällig sein, ohne die höchste Priorität zu haben.
Anhänge direkt mitgeben
Anhänge sind sinnvoll, wenn die Aufgabe ohne Foto, Dokument oder Nachweis schwer verständlich wäre. Bei Mängeln ist oft ein Bild hilfreich, bei Rückfragen eher ein Dokument oder ein Screenshot.
Häufiges Problem: Eine Aufgabe mit sehr knapper Beschreibung und mehreren Anhängen ist später schwer zu verstehen. Ergänze kurz, was die Datei an relevanten Daten enthält oder wie sie bei der Bearbeitung hilft.
Ansichten organisieren
Liste oder Board
Aufgaben können als Liste oder als Board angezeigt werden. Die Ansicht speichert deine persönlichen Einstellungen, damit du beim nächsten Öffnen mit derselben Struktur weiterarbeiten kannst.
Die Liste eignet sich, wenn du Aufgaben schnell scannen, sortieren oder nach Fälligkeit abarbeiten möchtest. Das Board eignet sich, wenn du Arbeit über Spalten steuerst, zum Beispiel von „Offen“ über „In Bearbeitung“ bis „Erledigt“.
Ansicht anpassen
Über Ansicht stellst du ein:
- ob Aufgaben als Liste oder Board erscheinen,
- wonach Aufgaben gruppiert werden,
- wie Aufgaben sortiert werden,
- ob erledigte Aufgaben angezeigt werden,
- ob leere Spalten ausgeblendet werden.
Mögliche Gruppierungen sind je nach Ansicht zum Beispiel Status, Priorität, Bearbeiter, Kategorie oder Projekt. Sortieren kannst du unter anderem nach Priorität, Status, Erstellt, Aktualisiert, Fällig oder in Projektansichten manuell.
Praktischer Tipp
Für operative Arbeit im Projekt ist eine Gruppierung nach Status meist am übersichtlichsten. Für Teamverteilung ist Bearbeiter hilfreich. Für persönliche Arbeit ist Sortierung nach Fällig oder Priorität oft schneller.
Filter sinnvoll einsetzen
Mit Filter grenzt du die angezeigten Aufgaben ein. Verfügbare Filter sind zum Beispiel Zugewiesen, Projekt, Status, Priorität und Kategorie. In Projektansichten gibt es zusätzlich den Filter Mir/Unzugewiesen, um schnell die Aufgaben zu sehen, die entweder dir gehören oder noch keinen Bearbeiter haben.
Wenn die Ansicht leer wirkt, obwohl Aufgaben vorhanden sein müssten, setze zuerst alle Filter zurück. Danach kannst du die Filter schrittweise wieder setzen.
Aufgaben per Drag-and-drop ändern
Im Board kannst du Aufgaben per Drag-and-drop verschieben. Je nach Gruppierung änderst du dadurch zum Beispiel Status, Bearbeiter, Priorität oder Kategorie. Bei manueller Sortierung kannst du Aufgaben innerhalb einer Spalte in die gewünschte Reihenfolge bringen.
Das Verschieben ist besonders praktisch für Statuswechsel. Wenn du nach Status gruppierst, entspricht jede Spalte einem Arbeitsschritt. Ziehst du eine Aufgabe in eine andere Spalte, aktualisierst du den Status direkt.
Häufiges Problem: Wenn du nach einem Feld gruppierst, das du nicht ändern möchtest, kann Drag-and-drop unerwartet wirken. Prüfe in solchen Fällen oben in der Ansicht, wonach gerade gruppiert wird.
Mit Aufgaben arbeiten
Aufgabe öffnen und prüfen
Öffne eine Aufgabe, um alle Informationen und den Verlauf zu sehen. In der Detailansicht kannst du, abhängig von deinen Berechtigungen und davon, ob die Aufgabe archiviert ist, zentrale Felder ändern:
- Projekt
- Status
- Bearbeiter
- Kategorie
- Priorität
- Fälligkeitsdatum
In der Detailansicht kannst du den Kontext der Aufgabe prüfen: Beschreibung, Details, Anhänge, Unteraufgaben, Verknüpfungen und Verlauf stehen dort zusammen.
Schnellaktionen nutzen
Für häufige Aktionen gibt es Schnellaktionen. Du kannst eine Aufgabe übernehmen, in Bearbeitung setzen, abschließen oder abbrechen, sofern der jeweilige Status im Projekt vorhanden ist und du die nötigen Rechte hast.
Schnellaktionen sind für wiederkehrende Arbeit gedacht:
- Übernehmen, wenn du eine unzugewiesene Aufgabe selbst bearbeiten willst.
- In Bearbeitung setzen, wenn du sichtbar machen willst, dass die Arbeit begonnen hat.
- Abschließen, wenn die Aufgabe erledigt ist.
- Abbrechen, wenn die Aufgabe nicht mehr umgesetzt wird.
Wenn eine Schnellaktion fehlt, liegt das meistens daran, dass der passende Status im Projekt nicht eingerichtet ist, die Aufgabe archiviert wurde oder dir die nötige Berechtigung fehlt.
Aufgaben-ID verwenden
Die Aufgaben-ID wird als Nummer angezeigt, zum Beispiel #000123. Sie eignet sich gut, um in
Kommentaren, Nachrichten oder Absprachen eindeutig auf eine Aufgabe zu verweisen.
Praktischer Tipp
Verwende die ID, wenn du außerhalb der Aufgabe über Arbeit sprichst. Eine Nummer ist eindeutiger als eine Beschreibung, die sich ändern kann.
Zusammenarbeit und Verlauf
Kommentare und Notizen
Jede Aufgabe hat einen Verlauf. Dort siehst du Kommentare, interne Notizen und Änderungen an der Aufgabe. Änderungen wie Statuswechsel, neue Anhänge, verknüpfte Anlagen oder geänderte Kategorien werden automatisch protokolliert.
Du kannst:
- Kommentare schreiben, um mit anderen an der Aufgabe zu arbeiten,
- Notizen erfassen, wenn Informationen nur im Aufgabenverlauf dokumentiert werden sollen,
- Anhänge hinzufügen, um Fotos, Dokumente oder andere Dateien direkt an der Aufgabe zu speichern,
- Abonnenten verwalten, damit weitere Personen über neue Aktivität informiert werden.
Kommentare eignen sich zur Abstimmung mit dem Ersteller und den anderen Projektmitgliedern. Notizen eignen sich für Dokumentation im Verlauf, zum Beispiel wenn du eine Beobachtung oder Entscheidung festhalten möchtest. Sie sind nur für Projektmitglieder sichtbar - ein externer Ersteller kann sie nicht einsehen.
Abonnenten und Benachrichtigungen
Abonnenten folgen der Aufgabe, auch wenn sie nicht als Bearbeiter eingetragen sind. Das ist hilfreich für Personen, die informiert bleiben sollen, ohne die Aufgabe selbst zu erledigen.
Typischer Anwendungsfall: Eine Person erstellt eine Mängelmeldung, eine andere Person bearbeitet sie, und eine dritte Person möchte über den Verlauf informiert bleiben.
Erwähnungen und Bezug auf andere Aufgaben
In Kommentaren kannst du andere Aufgaben und andere Nutzer erwähnen. So lassen sich verwandte Arbeiten direkt im Verlauf referenzieren und spezielle Mitarbeiter auf besondere Umstände gezielt aufmerksam machen.
Praktischer Tipp
Tippe # im Kommentarfeld um eine Aufgabe und @ um einen User zu erwähnen. Wähle dann das entsprechende Item in der Liste aus.
Nutze Erwähnungen sparsam und gezielt. Sie sind besonders nützlich, wenn zwei Aufgaben voneinander abhängen oder wenn eine Folgeaufgabe aus einer bestehenden Aufgabe entstanden ist.
Wenn du einen User erwähnst, dann bekommt dieser eine Benachrichtigung und wird gegebenenfalls der Aufgabe als Abonnent hinzugefügt. Das ist besonders hilfreich, wenn du einen Kollegen gezielt auf eine Aufgabe aufmerksam machen, oder Inhalte mit ihm teilen möchtest.
Verknüpfungen
Aufgaben hängen auf zwei Arten mit anderen Inhalten zusammen:
- Unteraufgaben und übergeordnete Aufgaben teilen Arbeit in Schritte auf.
- Der Bereich Verknüpfungen sammelt alles, worauf sich die Aufgabe bezieht: Anlagen, Check-Ergebnisse, Mängel aus Wartungen und Prüfungen, Dokumente, andere Aufgaben und Links.
Unteraufgaben und übergeordnete Aufgaben
Unteraufgaben eignen sich, wenn eine Aufgabe mehrere klare Schritte hat, die getrennt bearbeitet oder nachverfolgt werden sollen. Eine übergeordnete Aufgabe bleibt dabei der gemeinsame Rahmen. Abonnenten einer Aufgabe, die diese übergeordnete Aufgabe vorher nicht sehen konnten, bekommen nur den Titel und den Bearbeiter angezeigt, nicht aber die Aufgaben-Details.
Praktischer Tipp
Erstelle nicht für jede Kleinigkeit eine Unteraufgabe. Nutze sie, wenn ein Schritt einen eigenen Bearbeiter, eigenen Status oder eigene Dokumentation braucht, oder in einem anderen Projekt liegt.
Anlagen, Dokumente, Aufgaben und Links
Über das Plus im Bereich Verknüpfungen fügst du hinzu:
- Anlagen des Projekts. Sie beantworten die Frage „Worum geht es genau?“, besonders wenn ein Projekt viele ähnliche Objekte enthält: Statt nur „Filter prüfen“ zu schreiben, verknüpfst du die betroffene Anlage.
- Dokumente aus dem Wiki des Projekts.
- Aufgaben, auch aus anderen Projekten. Die Verknüpfung erscheint bei beiden Aufgaben. Jede Person sieht nur die verknüpften Aufgaben, die sie selbst öffnen darf.
- Links auf beliebige Webseiten, auf Wunsch mit Titel. Ohne Titel steht dort der Name der Webseite.
Fügst du als Link die Adresse einer Aufgabe, eines Dokuments oder einer Anlage aus RaumOS ein, wird direkt dieser Eintrag verknüpft. Anlagen und Dokumente stehen nur zur Wahl, wenn die Funktion im Projekt aktiviert ist.
Check-Ergebnisse und Mängel
Check-Ergebnisse und Mängel verknüpfst du dort, wo sie entstehen. Ein mangelhaftes Check-Ergebnis bekommt seine Aufgabe beim Erfassen oder später auf der Seite des Checks über „Aufgabe“. Ein Mangel aus einer Wartung oder Prüfung wird beim Mangel selbst mit einer Aufgabe verknüpft. In der Aufgabe erscheinen beide im Bereich Verknüpfungen.
Verknüpfungen entfernen und Aufgaben verschieben
Verknüpfungen entfernt, wer die Aufgabe bearbeiten darf. Der Verlauf der Aufgabe hält fest, wer was verknüpft oder entfernt hat.
Solange eine Aufgabe mit Anlagen, Dokumenten, Check-Ergebnissen oder Mängeln ihres Projekts verknüpft ist, lässt sie sich nicht in ein anderes Projekt verschieben; RaumOS zeigt dann, welche Verknüpfungen im Weg sind. Verknüpfte Aufgaben und Links ziehen mit um.
Archiv und Löschen
Erledigte Aufgaben ausblenden
Erledigte Aufgaben können in der Ansicht ausgeblendet werden. Du kannst wählen, ob erledigte Aufgaben weiterhin angezeigt werden, nur für heute, diese Woche, diesen Monat oder gar nicht.
Wenn du mit einem Team-Board arbeitest, ist „Heute“ oder „Diese Woche“ oft ein guter Kompromiss: frisch erledigte Aufgaben bleiben sichtbar, ältere Arbeit verschwindet aus der operativen Ansicht.
Automatische Archivierung
Erledigte Aufgaben werden nach drei Monaten automatisch archiviert. Archivierte Aufgaben erscheinen nicht mehr in den normalen Aufgabenlisten, bleiben aber über das Archiv und über die Suche erreichbar.
Das Archiv hält aktive Ansichten schlank, ohne abgeschlossene Arbeit aus der Historie zu verlieren.
Löschen
Das Löschen einer Aufgabe ist eine administrative Aktion. Sie steht nur Personen mit passenden Berechtigungen zur Verfügung und sollte genutzt werden, wenn eine Aufgabe wirklich entfernt werden soll.
In vielen Fällen ist Abbrechen besser als Löschen, weil dadurch nachvollziehbar bleibt, dass die Aufgabe bewusst nicht weiterverfolgt wurde. Löschen ist vor allem für versehentlich angelegte oder falsche Aufgaben gedacht.
Projekteinstellungen
Aufgaben pro Projekt aktivieren
Projektadministratoren konfigurieren Aufgaben in den Projekteinstellungen. Dort kann das Aufgabenfeature für ein Projekt aktiviert oder deaktiviert werden.
In den Einstellungen legst du außerdem fest:
- Standard-Bearbeiter: wird bei neuen Aufgaben im Projekt vorausgewählt.
- Standard-Spalte: bestimmt den Standard-Status für neue Aufgaben.
- Spalten: bilden den Workflow des Projekts ab.
- Kategorien: helfen, Aufgaben fachlich oder organisatorisch zu gruppieren.
- Export: stellt Aufgabendaten zur weiteren Auswertung bereit.
Spalten und Status-Typen
Spalten haben einen Typ. Der Typ steuert, wie die Aufgabe im System behandelt wird:
- Standard für normale offene Arbeit.
- In Bearbeitung für aktive Arbeit.
- Wartet für blockierte oder zurückgestellte Aufgaben.
- Erledigt für abgeschlossene Aufgaben.
- Abgebrochen für Aufgaben, die nicht weiter bearbeitet werden.
Passe Spalten so an, dass sie echte Arbeitsschritte abbilden. Ein typischer einfacher Ablauf ist:
- Offen
- In Bearbeitung
- Wartet
- Erledigt
Häufiges Problem: Zu viele Spalten machen Boards schwer lesbar. Wenn eine Spalte selten genutzt wird oder unklar ist, wann eine Aufgabe dort hingehört, sollte sie zusammengelegt oder umbenannt werden.
Kategorien pflegen
Kategorien helfen beim Filtern und Gruppieren. Sie sollten fachlich verständlich sein, zum Beispiel „Mangel“, „Rückfrage“, „Dokumentation“ oder „Nacharbeit“. Oft handelt es sich dabei um wiederkehrende Aufgabenfelder im Projekt.
Praktischer Tipp
Nutze Kategorien für die Art der Arbeit, nicht für Personen oder Status. Personen gehören in Bearbeiter, Arbeitsschritte in Status.
Standards bewusst setzen
Ein Standard-Bearbeiter ist hilfreich, wenn Aufgaben in einem Projekt meistens bei derselben Person oder Rolle landen. Eine Standard-Spalte sorgt dafür, dass neue Aufgaben an der richtigen Stelle im Workflow starten.
Wenn Aufgaben häufig falsch zugeordnet sind, prüfe zuerst die Standards im Projekt. Oft lässt sich damit viel manuelle Nacharbeit vermeiden.