Checklisten
Prüfabläufe standardisieren und Ergebnisse festhalten.
Checklisten sind wiederkehrende Kontrollen, die du gebunden an einen festen Ort oder an eine Anlage im Projekt erstellst. Jeder Check beschreibt, was geprüft werden muss, in welchem Rhythmus das geschieht und ob ein Foto als Nachweis erforderlich ist. Die Ergebnisse dokumentierst du direkt vor Ort.
Ein Check besteht mindestens aus einem Namen, einer Beschreibung und einem Bezug zu einem Gebäude, einer Etage, einem Raum oder einer Anlage. Je nach Bedarf ergänzt du ein Intervall, ein Startdatum und die Anforderung eines Bildnachweises.
Wofür Checklisten gedacht sind
Nutze Checklisten immer dann, wenn du wiederkehrende Kontrollen standardisieren und nachweisen willst. Typische Fälle sind zum Beispiel:
- die Sichtprüfung der Blitzschutzanlage,
- die Kontrolle der Fluchtwegbeleuchtung,
- die Funktionsprüfung der Wasserversorgung.
Checklisten sind besonders hilfreich, wenn du vor Ort schnell erfassen willst, welche Kontrollen anstehen, und dabei direkt Fotos und Kommentare hinterlegst. Statt in Tabellen oder Listen außerhalb des Systems zu suchen, öffnest du die Checklisten-Ansicht und siehst auf einen Blick, was erledigt wurde und was noch offen bleibt.
Check anlegen
Über den Projektbereich
Im Bereich Checks eines Projekts legst du neue Checks an. Die Seite hat zwei Tabs: Liste und Übersicht. Über die Schaltfläche Check erstellen in der Übersicht öffnest du das Anlegeformular.
Bevor du einen Check anlegst, wählst du den Bezug aus:
- Gebäude: der Check gilt für das gesamte Gebäude.
- Etage: der Check gilt für eine bestimmte Etage.
- Raum: der Check gilt für einen bestimmten Raum.
- Anlage: der Check gilt für eine konkrete Anlage.
Der Bezug bestimmt, wo der Check später in der Übersicht erscheint und für welche Orte oder Anlagen er durchgeführt werden muss.
Felder erklärt
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Checks kannst du folgende Felder setzen:
- Name: die Bezeichnung des Checks, wie sie in Listen und der Checkliste erscheint.
- Beschreibung: ergänzende Informationen zum Umfang oder zur Vorgehensweise.
- Frequenz und Frequenzeinheit: wie oft der Check stattfinden soll, zum Beispiel „alle 2 Tage", „jede (1) Woche", „alle 3 Monate" oder „alle 3 Jahre".
- Startdatum: ab wann der Check erstmals fällig ist. Ohne Startdatum gilt der Check ab dem Moment der Erstellung.
- Foto benötigt?: wenn aktiviert, muss bei Durchführung immer mindestens ein Foto hochgeladen werden, unabhängig vom Ergebnis.
- QR-Code-Scan verpflichtend?: wenn aktiviert, lässt sich der Check erst abschließen, nachdem der QR-Code der Anlage vor Ort gescannt wurde. Das Feld erscheint nur bei Checks mit dem Bezug Anlage, weil nur Anlagen einen QR-Code tragen.
Häufiges Problem: Wenn keine Gebäude, Etagen oder Räume zur Auswahl stehen, sind im Projekt noch keine Standorte angelegt. Lege zuerst im Bereich Anlagen oder im Standorte-Manager die fehlenden Orte an.
Praktischer Tipp
Wenn du mehrere ähnliche Checks hintereinander anlegst – zum Beispiel für jeden Raum in einer Etage – dupliziere einen bestehenden Check und passe nur den Bezug an. So übernimmst du Name, Beschreibung und Intervall.
Übersicht und Ansichten
Der Bereich Checks bietet zwei Tabs:
Liste
Die Listenansicht zeigt dir alle ausstehenden Checks in einer durchlaufbaren Liste. Oben siehst du einen Fortschrittsbalken mit der Anzahl der erledigten und ausstehenden Checks. Jeder Check erscheint als Karte mit Name, Beschreibung und dem zugehörigen Standort oder der Anlage.
Klicke auf einen Check, um das Ergebnis zu erfassen. Die Liste ist für die mobile Nutzung optimiert: auf kleinen Geräten öffnet sich der Check als unteres Sheet, auf dem Desktop als Dialog.
Übersicht
Die Übersicht zeigt alle Checks des Projekts in einer Tabelle. Du kannst:
- nach Gebäude, Etage und Raum filtern,
- die Tabelle nach Belieben über das Spalten-Menü anpassen,
- die Reihenfolge der Checks über Positionen per Drag & Drop ändern. Diese Reihenfolge bestimmt auch, welche Checks in der Liste zuerst angezeigt werden.
Häufiges Problem: Wenn die Tabelle nach dem Filtern leer erscheint, sind für den gewählten Standort oder die gewählte Anlage noch keine Checks angelegt. Passe den Filter an oder lege einen neuen Check an.
Praktischer Tipp
Nutze die Übersicht, um vor einem Projektbesuch die vollständige Checkliste zu prüfen. So erkennst du auf einen Blick, welche Checks an welchem Ort durchgeführt werden müssen.
Check erledigen
Ergebnis erfassen
Öffne einen Check in der Listenansicht, um ein Ergebnis zu dokumentieren. Du hast zwei Möglichkeiten:
- OK: die Kontrolle wurde erfolgreich durchgeführt.
- Nicht OK: die Kontrolle hat einen Mangel oder Problem festgestellt.
Bei OK kannst du optional einen Kommentar und Fotos hinzufügen. Wenn ein Admin beim Check Foto benötigt aktiviert hat, ist immer mindestens ein Bild notwendig.
Bei Nicht OK musst du einen Kommentar verfassen und mindestens ein Foto hochladen. Du kannst zusätzlich eine Aufgabe erstellen oder an eine bestehende offene Aufgabe anhängen. Das ist sinnvoll, wenn aus der Prüfung eine Folgearbeit entsteht – zum Beispiel eine Mängelbeseitigung.
Praktischer Tipp
Wenn du einen Mangel feststellst, erstelle direkt aus dem Check heraus eine Aufgabe. So bleibt der Zusammenhang zwischen Prüfung und Nacharbeit erhalten und du verlierst keine Zeit beim späteren Zuordnen.
Anwesenheit per QR-Code nachweisen
Hat ein Admin beim Check QR-Code-Scan verpflichtend aktiviert, steht über den Schaltflächen OK und Nicht OK der Hinweis QR-Code-Scan erforderlich. Öffne über QR-Code scannen die Kamera und scanne den QR-Code, der an der Anlage angebracht ist. Nach dem erfolgreichen Scan erscheint eine grüne Bestätigung mit der Uhrzeit, und du kannst das Ergebnis speichern.
Gescannt wird ausschließlich der QR-Code der Anlage, zu der der Check gehört. Der Code einer anderen Anlage wird mit der Meldung Falscher QR-Code abgelehnt. Damit belegt der Scan, dass du vor Ort warst: Der Zeitpunkt wird zusammen mit dem Ergebnis gespeichert, und zwar unter deinem Namen – scannen kann nur, wer das Ergebnis selbst erfasst.
Häufiges Problem: Wenn der Scan nicht startet, hat der Browser keine Kamerafreigabe. Erlaube den Kamerazugriff in den Browsereinstellungen und öffne den Dialog erneut. Ist der Aufkleber beschädigt oder unlesbar, lege für den Tag eine Ausnahme an, statt den Check ohne Nachweis zu erfassen.
Checks ohne diese Einstellung verhalten sich unverändert – es gibt keinen zusätzlichen Schritt.
Praktischer Tipp
Aktiviere die Scan-Pflicht gezielt für Kontrollen, bei denen die Anwesenheit vor Ort belegt werden muss – etwa bei sicherheitsrelevanten Anlagen. Für Rundgänge mit vielen kurzen Sichtprüfungen kostet der zusätzliche Scan spürbar Zeit.
Ergebnis nachträglich bearbeiten
Erledigte Checks erscheinen für vier Stunden unter Zuletzt erledigt (noch bearbeitbar). In diesem Zeitfenster kannst du das Ergebnis, den Kommentar und die Fotos korrigieren. Ein erneuter QR-Code-Scan ist dafür nicht nötig: Der ursprüngliche Scan bleibt als Nachweis erhalten. Nach Ablauf der vier Stunden wird das Ergebnis gesperrt und kann nicht mehr verändert werden.
Wenn du ein Ergebnis bearbeitest, wird der vorherige Eintrag überschrieben. Die ursprünglichen Daten bleiben nicht als Historie erhalten.
Check-Detailansicht
Öffne einen Check aus der Übersicht, um seine Detailansicht zu sehen. Dort findest du:
- Check-Informationen: Name, Beschreibung, Intervall, Bezug und Startdatum.
- Abdeckungskalender: ein Monatskalender, der für jeden Tag anzeigt, ob der Check durchgeführt, offen, mangelhaft ist und wann die Durchführung des Checks beginnt.
- Check-Bearbeitungen: eine Tabelle aller erfassten Ergebnisse mit Status, Datum, Bearbeiter,
QR-Scan, Kommentar und Bildern. In der Spalte QR-Scan steht der Zeitpunkt des Scans; gescannt
hat immer der Bearbeiter der Zeile. Ergebnisse ohne Scan-Pflicht stehen dort mit
-.
Der Abdeckungskalender ist besonders nützlich, um Lücken in der Prüfhistorie zu erkennen. Tage mit einem grünen Hintergrund zeigen durchgeführte Checks an, rote Tage zeigen fehlende Durchführungen im Intervall an, gelbe Tage weisen auf Mängel oder Ausnahmen hin.
Praktischer Tipp
Nutze den Abdeckungskalender vor Audits oder Inspektionen, um schnell zu belegen, dass alle geforderten Kontrollen durchgeführt wurden.
Ausnahmen
Wenn ein Check an einem bestimmten Tag nicht durchgeführt werden kann – zum Beispiel wegen Bauarbeiten, Betriebsferien oder einem Defekt – kannst du eine Ausnahme erstellen. Ausnahmen erscheinen im Abdeckungskalender als gelbes Warnsymbol und verhindern, dass der Tag als offen oder mangelhaft gewertet wird.
Eine Ausnahme legst du im Abdeckungskalender über die Tagesansicht an. Du gibst ein Datum, einen Kommentar und optional Bilder an. Ausnahmen sind projektweit gültig und gelten für alle Checks, die an diesem Tag fällig wären.
Praktischer Tipp
Lege Ausnahmen zeitnah an, wenn du weißt, dass ein Gebäude oder eine Etage nicht zugänglich ist. So bleibt der Kalender aussagekräftig und du vermeidest falsche Lücken in der Prüfhistorie.
Check bearbeiten, duplizieren und löschen
Bearbeiten
Öffne das Aktionsmenü eines Checks in der Übersicht und wähle Bearbeiten. Du kannst Name, Beschreibung, Frequenz, Startdatum, die Fotoanforderung und – bei Anlagen-Checks – die Scan-Pflicht anpassen. Das Intervall wirkt sich auf alle zukünftigen Fälligkeiten aus.
Duplizieren
Wähle Duplizieren, um einen bestehenden Check als Vorlage zu nutzen. Du kannst dabei einen neuen Bezug auswählen. Duplizierst du einen Anlagen-Check auf ein Gebäude, eine Etage oder einen Raum, entfällt die Scan-Pflicht, weil es dort keinen QR-Code gibt. Das ist praktisch, wenn du denselben Prüfablauf für mehrere Anlagen oder Räume anlegen willst.
Löschen
Das Löschen eines Checks steht nur Projektadministratoren zur Verfügung. Beim Löschen wird der Check nicht physisch entfernt, sondern als gelöscht markiert. Er verschwindet aus allen Übersichten und kann nicht wiederhergestellt werden. Bereits erfasste Ergebnisse bleiben als Nachweis erhalten.
Ein Check kann nicht gelöscht werden, wenn er mit Aufgaben verknüpft ist oder wenn er Ergebnisse hat, die an Aufgaben angehängt sind.
Verknüpfungen zu anderen Bereichen
Checklisten sind eng mit anderen Bereichen im System verknüpft:
- Anlagen: jeder Check kann einer Anlage zugeordnet sein. In der Detailansicht einer Anlage siehst du alle zugehörigen Checks unter dem Bereich Checks.
- Aufgaben: aus einem negativen Check-Ergebnis heraus kannst du eine Aufgabe erstellen oder an eine bestehende Aufgabe anhängen. Die Aufgabe enthält dann automatisch den Hinweis auf den Check und die hochgeladenen Bilder.
- Wartungen & Prüfungen: für wiederkehrende Arbeiten mit Dokumentationsanforderung ergänzen Checklisten die Wartungen und Prüfungen. Während Wartungen langfristige Intervalle und Verträge abbilden, sind Checklisten für die kurzfristige, operative Durchführung gedacht.
Weitere Informationen zu Anlagen findest du auf der Seite Anlagen. Details zu Wartungen und Prüfungen sind unter Wartungen & Prüfungen dokumentiert.
Berechtigungen
Projektmitglieder mit der Rolle ADMIN oder USER können Checklisten einsehen und Ergebnisse erfassen. Nur ADMIN können Checks erstellen, bearbeiten, duplizieren, löschen und die Reihenfolge ändern.
Das Anlegen von Checks setzt voraus, dass im Projekt bereits mindestens ein Gebäude, eine Etage, ein Raum oder eine Anlage existiert. Wenn der Bereich Checks in einem Projekt nicht sichtbar ist, ist er möglicherweise in den Projekteinstellungen unter Features noch nicht aktiviert.