Administration
Benutzer, Rollen, Rechte und Systemkonfiguration.
Die Administration steuert, wer Zugriff auf Workspaces und Projekte hat und welche Rechte dabei gelten. Als Workspace-Besitzer oder Projektadministrator verwaltest du Mitglieder, aktivierst Features und legst fest, wie dein Team zusammenarbeitet.
Wofür die Administration gedacht ist
Nutze die Administration, wenn du:
- einem neuen Kollegen Zugriff auf einen Workspace geben willst,
- die Rolle eines bestehenden Mitglieds ändern musst – zum Beispiel aus einem Admin einen Besitzer machen,
- ein Projekt anlegen oder archivieren willst,
- Features in einem Projekt ein- oder ausschalten willst,
- feststellen willst, wer in einem Projekt Aufgaben für andere erstellen darf.
Übersicht der Berechtigungsebenen
Das System kennt mehrere Ebenen von Rollen. Jede Ebene entscheidet über einen anderen Geltungsbereich:
- Workspace-Rollen gelten für den gesamten Workspace und alle Projekte darin.
- Projektrollen gelten nur innerhalb eines einzelnen Projekts.
- Kanalrollen gelten innerhalb eines Kanals in einem Projekt.
Ein Benutzer braucht mindestens eine Workspace-Mitgliedschaft, um auf Projekte zugreifen zu können. Ohne Workspace-Zugehörigkeit ist kein Zugriff möglich.
Workspace
Workspace-Rollen
Workspace-Rollen gelten für den gesamten Workspace und alle darin enthaltenen Projekte. Sie werden in den Workspace-Einstellungen verwaltet.
| Rolle | Bedeutung |
|---|---|
| Besitzer | Volle Kontrolle über den Workspace und alle Projekte darin. Ein Workspace-Besitzer ist automatisch auch Administrator in jedem Projekt des Workspaces. |
| Admin | Erweiterte Rechte im Workspace, zum Beispiel das Erstellen von Projekten, Aufgaben für andere oder das Bearbeiten von Kontakten. |
| Mitglied | Standardmitglied mit Zugriff auf die Projekte, die ihm zugewiesen wurden. |
Ein Benutzer mit der Workspace-Rolle Besitzer sieht zusätzliche Menüpunkte, zum Beispiel die Workspace-Einstellungen und die Projekteinstellungen in jedem Projekt. Admins sehen zusätzliche Funktionen in der täglichen Arbeit, dürfen aber keine Workspace-weiten Einstellungen ändern.
Workspace-Einstellungen öffnen
Klicke in der Seitenleiste auf den aktuellen Workspace-Namen oder öffne das Workspace-Menü. Wenn du die nötigen Rechte hast, erscheint der Menüpunkt Workspace-Einstellungen. Die Seite hat zwei Tabs: Benutzer und Projekte.
Mitglieder verwalten
Im Tab Benutzer siehst du alle Mitglieder des Workspaces mit E-Mail, Name, Rolle und Status. Du kannst:
- nach Name, E-Mail oder Rolle filtern,
- ein neues Mitglied über Benutzer erstellen hinzufügen (E-Mail und Rolle angeben),
- die Rolle eines bestehenden Mitglieds ändern – wähle zwischen Besitzer, Admin oder Mitglied,
- ein Mitglied aktivieren oder deaktivieren.
Ein deaktiviertes Mitglied verliert den Zugriff auf den Workspace und alle Projekte darin, bleibt aber als Eintrag erhalten. Das ist nützlich, wenn ein Mitglied vorübergehend ausfällt oder das Unternehmen verlässt und du die Zugehörigkeit später nachvollziehen willst.
Praktischer Tipp
Wenn du einem neuen Kollegen Zugriff geben willst, füge ihn zuerst im Workspace als Mitglied hinzu. Anschließend kannst du ihn gezielt den Projekten zuweisen, die er bearbeiten soll. Workspace-Besitzer brauchen keine separate Projektmitgliedschaft.
Projekte verwalten
Im Tab Projekte siehst du alle Projekte des Workspaces. Klickst du auf eine Zeile, gelangst du direkt zu den Einstellungen des Projekts. Das ist der schnellste Weg, um in vielen Projekten hintereinander Mitglieder oder Features zu konfigurieren.
Projekt
Projektrollen
Projektrollen gelten nur innerhalb eines einzelnen Projekts. Sie werden in den Projekteinstellungen unter dem Tab Mitglieder verwaltet.
| Rolle | Bedeutung |
|---|---|
| ADMIN | Darf Projekteinstellungen öffnen, Mitglieder verwalten, Features aktivieren und das Projekt archivieren. |
| USER | Darf im Projekt mitarbeiten – Aufgaben erstellen, Checklisten erledigen, Nachrichten schreiben – aber keine administrativen Änderungen vornehmen. |
Wichtig: Ein Workspace-Besitzer hat in allen Projekten des Workspaces automatisch die Rolle ADMIN, auch ohne explizite Projektmitgliedschaft. Das heißt, du musst einen Workspace-Besitzer nicht jedem einzelnen Projekt hinzufügen.
Projekteinstellungen öffnen
Öffne ein Projekt und klicke auf Einstellungen – entweder im Projekt-Menü oder in der Kopfzeile. Die Seite ist in mehrere Tabs gegliedert.
Allgemein
Im Tab Allgemein änderst du Name, Beschreibung und Bild des Projekts. Außerdem legst du fest, ob das Projekt im Helpdesk erscheint. Ein öffentliches Projekt ist für alle Workspace-Mitglieder sichtbar, auch wenn sie nicht explizit als Projektmitglied eingeladen wurden.
Praktischer Tipp
Das aktivieren von "Erscheint im Helpdesk" sorgt dafür, dass alle User im Workspace dieses Projekt beim Erstellen einer Aufgabe anwählen können. Dadurch können Anfragen an bestimmte Abteilungen gestellt werden, während sichergestellt bleibt, dass unbefugte User nur die für sie relevanten Daten einsehen können.
Hier findest du auch die Schaltfläche Projekt archivieren. Ein archiviertes Projekt ist schreibgeschützt – bestehende Daten bleiben erhalten, aber es können keine neuen Aufgaben, Checks oder Nachrichten mehr erstellt werden. Das Archivieren ist nur möglich, wenn keine offenen Aufgaben im Projekt mehr existieren.
Mitglieder
Im Tab Mitglieder verwaltest du, wer im Projekt mitarbeitet. Du kannst:
- Mitglieder hinzufügen: wähle einen bestehenden Workspace-Benutzer und weise ihm die Rolle ADMIN oder USER zu,
- die Rolle eines Mitglieds ändern,
- ein Mitglied aus dem Projekt entfernen,
- die Benachrichtigungs-Glocke pro Mitglied ein- oder ausschalten.
Ein Benutzer muss bereits Mitglied des Workspaces sein, bevor er einem Projekt zugewiesen werden kann.
Features
Jedes Projekt kann verschiedene Features nutzen. In den entsprechenden Tabs aktivierst oder deaktivierst du:
- Aufgaben – Aufgabenverwaltung und Zuweisung
- Anlagen – Gebäude, Etagen, Räume und technische Anlagen
- Checks – wiederkehrende Checklisten
- Wartung & Prüfung – Wartungsintervalle und Prüfungen
- Wiki – Wissensdokumentation
- Kanäle – themenbasierte Kommunikation
Wenn ein Feature deaktiviert ist, verschwindet der entsprechende Bereich aus der Projekt-Navigation. Bereits erfasste Daten bleiben erhalten, sind aber nicht mehr sichtbar, bis das Feature wieder aktiviert wird.
Praktischer Tipp
Deaktiviere Features, die ein Projekt nicht benötigt – zum Beispiel Kanäle in einem reinen Dokumentationsprojekt. So bleibt die Navigation übersichtlich und das Team findet schneller die relevanten Bereiche.
Weitere Bereiche
Kanäle
Innerhalb von Projekten gibt es Kanäle. Kanalmitglieder haben dort entweder die Rolle MANAGER oder MEMBER. Manager dürfen Kanaleinstellungen ändern und moderieren, Members können teilnehmen. Projektadministratoren sind in allen Kanälen eines Projekts implizit Manager.
Kanäle können öffentlich (PUBLIC) oder privat (PRIVATE) sein. In öffentlichen Kanälen können alle Projektmitglieder mitlesen, sofern sie dem Kanal automatisch beitreten oder als Mitglied hinzugefügt wurden. In privaten Kanälen siehst du nur den Kanal, wenn du explizit als Mitglied hinzugefügt wurdest.
Im Kanäle-Tab der Projekteinstellungen kannst du Kanäle erstellen, bearbeiten und verwalten.
Aufgaben
Wer Aufgaben erstellen und bearbeiten darf, hängt von der Projektrolle ab. Jeder mit der Rolle ADMIN oder USER im Projekt kann Aufgaben erfassen.
Wer Aufgaben für andere erstellen darf, hängt von der Workspace-Rolle ab:
- Workspace-Besitzer und Admins dürfen Aufgaben für beliebige andere User anlegen.
- Mitglieder dürfen nur Aufgaben für sich selbst erstellen.
Das ist wichtig, wenn du zum Beispiel einem Techniker eine Mängelmeldung zuweisen willst – dafür brauchst du mindestens die Workspace-Rolle Admin.
Im Aufgaben-Tab der Projekteinstellungen kannst du Status-Spalten, Kategorien und Standard-Bearbeiter erstellen, bearbeiten und verwalten. Außerdem kannst du dir unter Datei Export eine Übersicht der erstellten Aufgaben für ein gegebenes Zeitintervall herunterladen. Dieses beinhaltet Beschreibungen unter Anderem: Status, Bearbeiter und den Aufgabenverlauf.
Anlagen, Checks und Wartungen
Das Erstellen und Bearbeiten von Anlagen, Checks und Wartungen erfordert die Projektrolle ADMIN. Alle Projektmitglieder – also sowohl ADMIN als auch USER – können Checks erfassen, Check-Ergebnisse dokumentieren und Wartungsdurchführungen eintragen.
Das Löschen von Checks oder Wartungen sowie das Zusammenführen mehrerer Wartungen ist auf Projektadministratoren beschränkt.
Im Anlagen-Tab der Projekteinstellungen kannst du aufgenommene Anlagen oder das Wartungskataster exportieren. Außerdem kannst du hier die Datei-Kategorien für die Anlagen bearbeiten.
Kontakte
Das Bearbeiten von Kontakten erfordert die Workspace-Rolle Besitzer oder Admin. Benutzer mit der Workspace-Rolle Mitglied können Kontakte einsehen, aber nicht anlegen oder bearbeiten.
Archivieren und Lebenszyklus
Projekt archivieren
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kannst du es archivieren. Archivierte Projekte sind schreibgeschützt:
- bestehende Aufgaben, Checks, Anlagen und Dokumentation bleiben lesbar,
- es können keine neuen Einträge erstellt werden,
- Mitglieder können das Projekt weiterhin öffnen und Daten einsehen.
Ein Projekt kann nur archiviert werden, wenn keine offenen Aufgaben mehr darin existieren. Schließe oder lösche zuerst alle offenen Aufgaben, bevor du das Projekt archivierst.
Mitglied deaktivieren
Ein deaktiviertes Workspace-Mitglied verliert sofort den Zugriff auf alle Projekte. Bereits erfasste Daten – zum Beispiel erledigte Checks oder kommentierte Aufgaben – bleiben erhalten und sind weiterhin sichtbar. Das Mitglied selbst kann sich nicht mehr anmelden, solange es deaktiviert ist.
Berechtigungen im Überblick
Wer darf was?
| Aktion | Workspace-Besitzer | Admin | Mitglied | Projekt-Admin |
|---|---|---|---|---|
| Workspace-Einstellungen öffnen | Ja | Nein | Nein | – |
| Workspace-Mitglieder verwalten | Ja | Nein | Nein | – |
| Projekt anlegen | Ja | Ja | Nein | – |
| Projekteinstellungen öffnen | Ja (automatisch) | Nur eigene Projekte | Nur eigene Projekte | Ja |
| Projektmitglieder verwalten | Ja (automatisch) | Nein | Nein | Ja |
| Projekt archivieren | Ja (automatisch) | Nein | Nein | Ja |
| Features aktivieren/deaktivieren | Ja (automatisch) | Nein | Nein | Ja |
| Aufgaben für andere erstellen | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Aufgaben selbst erstellen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Checks erfassen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Checks erstellen/bearbeiten | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Kontakte bearbeiten | Ja | Ja | Nein | Nein |
Die Spalte Projekt-Admin bezieht sich auf Mitglieder, die explizit oder durch Workspace-Besitzer-Rolle die ADMIN-Rolle im Projekt haben.
Häufige Fragen zu Berechtigungen
Warum sieht ein Kollege ein Projekt nicht? Prüfe drei Dinge: Ist der Kollege Mitglied des Workspaces? Ist er dem Projekt als Mitglied hinzugefügt? Ist das Projekt archiviert oder das betreffende Feature deaktiviert?
Warum kann ein Admin keine Aufgaben für andere erstellen? Nur Workspace-Besitzer und Admins dürfen Aufgaben für andere Mitglieder erstellen. Mitglieder können nur Aufgaben für sich selbst erfassen.
Warum fehlt der Menüpunkt Einstellungen? Der Menüpunkt Einstellungen erscheint nur, wenn du mindestens Projekt-Admin bist. Workspace-Besitzer sehen ihn in allen Projekten, da sie automatisch Projekt-Admin sind.
Zusammenhang mit anderen Bereichen
Die Administration ist das Fundament für alle anderen Bereiche des Systems:
- Aufgaben: wer Aufgaben für andere erstellen darf, hängt von der Workspace-Rolle ab.
- Anlagen: nur aktivierte Projekte zeigen den Anlagen-Bereich.
- Checks: das Erstellen und Bearbeiten von Checks erfordert die Projektrolle ADMIN.
- Wartungen & Prüfungen: das Löschen und Zusammenführen von Wartungen ist auf Projektadministratoren beschränkt.
- Kanäle: Kanalrollen ergänzen die Projektrollen und steuern, wer moderieren darf.
- Kontakte: das Bearbeiten von Kontakten erfordert die Workspace-Rolle Besitzer oder Admin.
Weitere Details zu den einzelnen Bereichen findest du in der jeweiligen Dokumentation.