Wikis
Wissen dokumentieren und im Team strukturiert teilen.
Wikis helfen dir, Wissen direkt im Projekt zu dokumentieren. Statt Informationen in Chatverläufen, E-Mails oder einzelnen Dateien zu suchen, sammelst du wichtige Hinweise an einer festen Stelle im Projekt.
Typische Inhalte sind Arbeitsanweisungen, Betreiberinformationen, Übergaben, Prozessbeschreibungen, Objektwissen, Checklistenhinweise, Eskalationswege oder Antworten auf wiederkehrende Fragen. Ein Wiki eignet sich besonders für Informationen, die länger gültig sind und von mehreren Personen zuverlässig gefunden werden sollen.
Ein Wiki besteht aus Seiten und Unterseiten. Inhalte können als Entwurf vorbereitet und erst veröffentlicht werden, wenn sie für das Team sichtbar sein sollen.
Wiki öffnen
Einstieg im Projekt
Du findest das Wiki in der Projektnavigation unter Wiki. Dort werden die Hauptseiten des Projekts angezeigt.
Wenn ein Projekt genau eine Hauptseite hat, öffnet RaumOS diese Seite direkt. Gibt es mehrere Hauptseiten, wählst du die gewünschte Seite aus der Übersicht aus.
Sichtbarkeit
Welche Seiten du siehst, hängt von deinen Berechtigungen ab. Projektadministratoren sehen auch Entwürfe. Normale Projektmitglieder sehen nur veröffentlichte Seiten.
Tipp
Wenn ein Teammitglied eine Seite nicht findet, prüfe zuerst, ob die Seite veröffentlicht ist und ob die Person Zugriff auf das Projekt hat.
Seiten und Unterseiten
Wofür Seiten gedacht sind
Wiki-Seiten können hierarchisch organisiert werden. Eine Hauptseite kann mehrere Unterseiten enthalten, und Unterseiten können wiederum weitere Unterseiten haben.
Nutze Hauptseiten für große Themenbereiche, zum Beispiel Gebäudebetrieb, Dokumentation, Wartung, Einweisung oder Notfallkontakte. Unterseiten eignen sich für konkrete Details, etwa einzelne Abläufe, Anlagenbereiche oder Verantwortlichkeiten.
Auf einer geöffneten Seite siehst du:
- den Seitentitel,
- die Inhalte der Seite,
- vorhandene Unterseiten als Kacheln,
- die aktuelle Position über die Breadcrumb-Navigation.
Navigation in tiefen Strukturen
Die Breadcrumbs helfen dir, dich in tieferen Strukturen zu orientieren und schnell zu übergeordneten Seiten zurückzuspringen.
Praktische Struktur
Halte die Struktur lieber flach und eindeutig. Zwei bis drei Ebenen reichen in vielen Projekten aus. Wenn eine Seite sehr viele Unterseiten bekommt, ist das oft ein Zeichen, dass die Hauptseite in mehrere Themenbereiche aufgeteilt werden sollte.
Seiten erstellen und bearbeiten
Berechtigungen
Das Anlegen neuer Wiki-Seiten und Änderungen an bestehenden Seiten sind administrative Aktionen. Du brauchst dafür Projektadministrator-Rechte.
Eine neue Hauptseite erstellst du im Wiki über die Aktion Wiki erstellen. Eine Unterseite legst du auf einer geöffneten Seite über Unterseite erstellen an. Neue Seiten heißen zunächst Neues Wiki und können anschließend umbenannt und ausgefüllt werden.
Bearbeitungsablauf
Über Bearbeiten öffnest du den Editor. Dort kannst du:
- den Titel ändern,
- Inhalte schreiben und formatieren,
- Dateien und Medien einfügen,
- die Seite speichern,
- die Bearbeitung abbrechen.
Der Speichern-Button ist aktiv, sobald es ungespeicherte Änderungen gibt. Wenn du die Seite mit ungespeicherten Änderungen verlassen möchtest, fragt RaumOS nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen.
Praktischer Einstieg
Beginne neue Seiten mit einer kurzen Zusammenfassung. Danach folgen Details, Ansprechpartner, Dateien oder Tabellen. So können Leser schnell entscheiden, ob sie auf der richtigen Seite sind.
Eindeutige Titel
Vermeide mehrere Seiten mit fast gleichem Titel. Eindeutige Namen wie Wartung Lüftung Ebene 2 sind hilfreicher als mehrere Seiten mit dem Titel Wartung.
Größere Änderungen vorbereiten
Wenn du eine bestehende Seite stark überarbeitest, setze sie zuerst auf Entwurf. So kannst du in Ruhe arbeiten, ohne unfertige Inhalte für alle sichtbar zu machen.
Inhalte formatieren
Text und Struktur
Der Wiki-Editor unterstützt strukturierte Inhalte, damit Seiten auch bei längeren Informationen gut lesbar bleiben.
Du kannst unter anderem verwenden:
- Absätze und Überschriften von Ebene 1 bis 4,
- unsortierte und sortierte Listen,
- fette, kursive, unterstrichene und durchgestrichene Schrift,
- Textfarben und Hintergrundfarben,
- Tabellen mit Zeilen und Spalten,
- Links,
- eingebettete Inhalte per URL,
- Kontakte, die in deinem Workspace und Projekt verfügbar sind,
- Bilder,
- Videos,
- Dateien als Anhang.
Bilder können im Editor ausgerichtet und in der Größe angepasst werden. Hochgeladene Dateien werden mit der Wiki-Seite verknüpft, damit sie zusammen mit der Dokumentation verfügbar bleiben.
Medien und Dateien
Nutze Bilder für Situationen, in denen ein Foto schneller erklärt als Text, zum Beispiel bei Bedienelementen, Typenschildern, Raumlagen oder sichtbaren Zuständen. Nutze Dateien für ergänzende Dokumente wie Pläne, PDF-Anleitungen oder Herstellerunterlagen.
Füge sie hinzu, indem du auf das Büroklammer-Symbol in der Werkzeug-Leiste klickst und dann deine Datei auswählst.
Wenn ein Bild ausgewählt ist erscheint in der Werkzeug Leiste das Bild-Icon. Klicke es an, um Ausrichtung und Skalierung des aktiven Bildes anzupassen.
Videos kurz halten
Videos eignen sich für Abläufe, die in mehreren Schritten ausgeführt werden. Halte sie möglichst kurz und beschreibe im Text, worum es im Video geht.
Tabellen, Listen und Links
Tabellen eignen sich für strukturierte Informationen, zum Beispiel Zuständigkeiten, Fristen, Räume, Anlagen oder Prüfpunkte. Füge sie über das Tabellen Icon hinzu und bearbeite Zeilen, Spalten und Inhalte.
Listen eignen sich besser für Abläufe und kurze Hinweise.
Links erstellst du, indem du die Textstelle auswählst, an der du den Link hinterlegen möchtest. Klicke dann auf das Link-Icon (Kettenglied) in der Werkzeugleiste und füge die URL ein.
Aussagekräftige Links
Setze Links ein, wenn du auf externe Quellen oder ergänzende interne Informationen verweist. Schreibe Linktexte so, dass verständlich ist, wohin sie führen.
Häufige Stolperstellen
Wenn Inhalte unübersichtlich werden, liegt es oft nicht an zu wenig Formatierung, sondern an zu langen Seiten. Teile große Themen in Unterseiten auf und verlinke von der Hauptseite auf die wichtigsten Details.
Wenn ein Bild zu dominant wirkt, passe die Größe im Editor an oder platziere es unter dem erklärenden Text. Große Medien sollten den Lesefluss unterstützen, nicht ersetzen.
Entwürfe und veröffentlichte Seiten
Zweck von Entwürfen
Jede Seite kann als Entwurf oder als veröffentlichte Seite geführt werden.
Im Bearbeitungsmodus steuerst du den Status über den Schalter Entwurf:
- Ist Entwurf aktiv, bleibt die Seite unveröffentlicht.
- Ist Entwurf deaktiviert, wird die Seite veröffentlicht.
Entwürfe sind für Projektadministratoren sichtbar und werden auf der Seite gekennzeichnet. Normale Projektmitglieder können Entwürfe nicht öffnen und sehen sie auch nicht in der Wiki-Struktur.
Entwürfe nutzen
Nutze Entwürfe, um neue Inhalte vorzubereiten oder bestehende Seiten zu überarbeiten, bevor sie für das Team sichtbar werden.
Typische Anwendungsfälle
Entwürfe sind hilfreich, wenn Informationen noch geprüft werden müssen, wenn eine Seite erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant wird oder wenn du eine bestehende Anleitung grundlegend neu strukturierst.
Veröffentlichte Seiten sollten einen Stand haben, mit dem das Team arbeiten kann. Sie müssen nicht perfekt sein, sollten aber keine unklaren Platzhalter oder widersprüchlichen Aussagen enthalten.
Häufige Stolperstellen
Wenn Projektmitglieder eine Seite nicht sehen, ist sie wahrscheinlich noch ein Entwurf. Prüfe im Bearbeitungsmodus den Schalter Entwurf.
Wenn du den Entwurfsstatus ändern möchtest, speichere zuerst deine inhaltlichen Änderungen. RaumOS verhindert das Umschalten, solange noch ungespeicherte Änderungen im Editor vorhanden sind.
Wiki strukturieren
Struktur in den Projekteinstellungen
Die Struktur eines Wikis verwaltest du in den Projekteinstellungen im Bereich Wiki. Dort können Projektadministratoren das Wiki-Feature für ein Projekt aktivieren oder deaktivieren.
Im gleichen Bereich siehst du die vorhandenen Wiki-Seiten als Baum. Du kannst Seiten per Drag-and-drop sortieren und verschachteln:
- Ziehe eine Seite nach oben oder unten, um ihre Reihenfolge zu ändern.
- Ziehe eine Seite nach rechts, um sie als Unterseite einzuordnen.
- Ziehe eine Seite nach links, um sie wieder höher in der Struktur zu platzieren.
Mit Zurücksetzen verwirfst du nicht gespeicherte Strukturänderungen. Mit Speichern übernimmst du die neue Reihenfolge und Verschachtelung.
Sortierung an der Arbeitsweise ausrichten
Die Reihenfolge sollte die Arbeitsweise im Projekt abbilden. Für Einweisungen kann eine Reihenfolge wie Überblick, Zugänge, Regelbetrieb, Störungen, Kontakte sinnvoll sein. Für technische Dokumentation kann eine Sortierung nach Gebäudeteilen, Gewerken oder Anlagenarten helfen.
Nummern für redaktionelle Reihenfolge
Wenn du Nummern im Seitentitel verwendest, kannst du die redaktionelle Reihenfolge sichtbar pflegen, ohne dass die Nummern später in der Anzeige stören.
Unterseiten ausblenden
Wenn du die Hierarchie eines Wikis umstrukturieren möchtest, blende am besten alle unveränderten Unterseiten mit Klick auf den Chevron-Button aus. So behältst du immer die Übersicht im Projekt!
Häufige Stolperstellen
Strukturänderungen werden erst übernommen, wenn du Speichern auswählst. Wenn du die Seite vorher verlässt, bleiben die Änderungen nicht erhalten.
Achte beim Verschachteln darauf, dass wichtige Seiten nicht zu tief liegen. Häufig genutzte Informationen sollten mit wenigen Klicks erreichbar sein.
Suche
Was durchsucht wird
Veröffentlichte Wiki-Seiten sind über die Suche auffindbar. Durchsucht werden der Titel und der Inhalt der Seite.
Entwürfe erscheinen nicht in den Suchergebnissen für normale Projektmitglieder. So bleiben vorbereitete oder noch nicht freigegebene Inhalte geschützt.
Suchbegriffe bewusst verwenden
Verwende in deinen Beschreibungen Begriffe, nach denen dein Team tatsächlich sucht. Wenn eine Anlage intern einen Kurznamen hat, erwähne diesen zusätzlich zum offiziellen Namen.
Wichtige Begriffe als Text erfassen
Schreibe wichtige Begriffe nicht nur in Bilder oder PDFs, sondern auch als Text auf die Wiki-Seite. Die Suche findet den Seitentitel und den Seiteninhalt zuverlässiger als Informationen, die nur in einem Anhang stehen.
Häufig gesuchte Seiten optimieren
Wenn eine Seite häufig gesucht wird, gib ihr einen klaren Titel und platziere die wichtigsten Stichworte im ersten Abschnitt.
Löschen
Wann Löschen sinnvoll ist
Das Löschen einer Wiki-Seite ist eine administrative Aktion. Beim Löschen musst du die Aktion bestätigen.
Wenn du eine Unterseite löschst, öffnet RaumOS danach die übergeordnete Seite. Wenn du eine Hauptseite löschst, gelangst du zurück zur Wiki-Übersicht des Projekts.
Lösche Seiten nur, wenn die Informationen wirklich nicht mehr benötigt werden. Für vorläufige Inhalte ist ein Entwurf oft die bessere Wahl.
Alternative zum Löschen
Wenn Inhalte veraltet sind, kann es besser sein, sie zu überarbeiten oder als Entwurf vorzubereiten, statt sie sofort zu löschen. So gehen Struktur und Kontext nicht versehentlich verloren.
Wenn eine Seite nur an der falschen Stelle liegt, verschiebe sie in den Projekteinstellungen über die Wiki-Struktur.
Empfehlungen
Gute Wiki-Seiten
Halte Wiki-Seiten klar und nachvollziehbar:
- Verwende kurze, eindeutige Titel.
- Lege für größere Themen Unterseiten an, statt sehr lange Einzelseiten zu schreiben.
- Nutze Entwürfe, wenn Inhalte noch geprüft oder ergänzt werden müssen.
- Speichere Bilder, Videos und Dateien direkt auf der passenden Seite.
- Strukturiere Tabellen und Listen so, dass Informationen schnell gescannt werden können.
- Prüfe regelmäßig, ob veröffentlichte Inhalte noch aktuell sind.
Bewährte Anwendungsfälle
Ein Wiki ist besonders hilfreich für:
- Einweisungen neuer Projektmitglieder,
- Standardabläufe im Betrieb,
- Notfall- und Eskalationsinformationen,
- Dokumentation von Gebäude- oder Anlagenwissen,
- Übergaben zwischen Teams oder Dienstleistern,
- Sammlung wichtiger Dateien zu einem Thema an einem zentralen Ort,
- Antworten auf wiederkehrende Fragen.
Pflege im Alltag
Plane Wiki-Pflege als normalen Teil der Projektarbeit ein. Wenn eine Information in einer Aufgabe, einem Gespräch oder einer Prüfung mehrfach gebraucht wird, gehört sie wahrscheinlich ins Wiki.
Kurze, regelmäßig gepflegte Seiten sind wertvoller als perfekte, aber veraltete Dokumentation. Aktualisiere lieber kleine Abschnitte direkt, sobald sich Abläufe, Zuständigkeiten oder Dateien ändern.