Wartungen & Prüfungen
Wartungsintervalle planen und Prüfungen dokumentieren.
Wartungen und Prüfungen sind wiederkehrende Arbeiten, die du an technischen Anlagen im Projekt festhältst. Du legst für jede Anlage fest, was geprüft oder gewartet werden muss, in welchem Rhythmus das geschieht und wer dafür zuständig ist. Erfasste Durchführungen dokumentieren, wann eine Wartung oder Prüfung tatsächlich stattgefunden hat und welches Ergebnis sie hatte.
Eine Wartung oder Prüfung besteht mindestens aus einem Namen, einem Aufgabentyp und mindestens einer verknüpften Anlage. Je nach Bedarf ergänzt du eine Beschreibung, ein Intervall, Ausführungstermine und einen verantwortlichen Kontakt.
Wofür Wartungen und Prüfungen gedacht sind
Nutze Wartungen und Prüfungen immer dann, wenn du regelmäßige Arbeit an Anlagen planen und nachweisen willst.
Typische Fälle sind:
- die Wartung einer Anlage nach Herstellervorgabe,
- eine Prüfung durch eine externe Fachfirma,
- die Überprüfung nach gesetzlichen Grundlagen.
Wartungen und Prüfungen sind besonders hilfreich, wenn du Termine im Blick behalten und Nachweise über durchgeführte Arbeit dokumentieren möchtest. Statt in Kalendern oder Tabellen außerhalb des Systems zu suchen, siehst du direkt in der Anlage, welche Wartungen anstehen oder überfällig sind.
Wartung oder Prüfung anlegen
Über den Projektbereich
Im Bereich Wartung & Prüfung eines Projekts legst du neue Einträge an. Die Übersicht zeigt dir alle erfassten Wartungen und Prüfungen auf verschiedene Arten. Über die Schaltfläche Wartung/Prüfung erstellen öffnest du das Erstellformular.
Im Formular verknüpfst du die Wartung oder Prüfung direkt mit einer oder mehreren Anlagen. Auf mobilen Geräten erscheinen Details und Anlagen in zwei separaten Tabs.
Felder erklärt
Beim Erstellen oder Bearbeiten kannst du folgende Felder setzen:
- Aufgabentyp: Wähle zwischen Wartung, Prüfung oder SV-Prüfung. Der Typ bestimmt, wie die Aufgabe im Projekt eingeordnet wird.
- Name: die Bezeichnung der Wartung oder Prüfung, wie sie in Listen und der Kalenderansicht erscheint.
- Beschreibung: ergänzende Informationen zum Umfang oder zur Vorgehensweise.
- Frequenz und Frequenzeinheit: wie oft die Wartung oder Prüfung stattfinden soll, zum Beispiel „6 Monate“ oder „1 Jahr“.
- Letzte Ausführung und Nächste Ausführung: Monat und Jahr der letzten und der geplanten nächsten Durchführung.
- Quelle: die Grundlage für das Intervall, zum Beispiel eine Festlegung nach Wartungs-Prüfsiegel, Baurecht oder Brandschutzkonzept.
- Verantwortlicher Kontakt: die Person oder Firma, die für die Durchführung zuständig ist.
- Anlagen verknüpfen: mindestens eine Anlage im Projekt muss ausgewählt sein.
Häufiges Problem: Wenn keine Anlagen zur Auswahl stehen, sind im Projekt noch keine Anlagen angelegt. Lege zuerst im Bereich Anlagen mindestens eine Anlage an, bevor du Wartungen oder Prüfungen erstellst.
Praktischer Tipp
Trage bei der Erstellung gleich die letzte und nächste Ausführung ein. So erscheint die Wartung oder Prüfung sofort in der richtigen Monatsspalte und du erkennst überfällige Termine auf einen Blick.
Übersicht und Ansichten
Der Bereich Wartung & Prüfung bietet drei Ansichten, zwischen denen du über Tabs wechselst:
Kalender
Die Kalenderansicht zeigt die nächsten zwölf Monate als Karten an. Jede Karte enthält die Wartungen und Prüfungen, deren nächste Ausführung in diesen Monat fällt. Über die Typ-Auswahl blendest du alle Einträge oder nur Wartungen, Prüfungen oder SV-Prüfungen ein.
Die Kalenderansicht eignet sich, um den Jahresrhythmus deiner Wartungen schnell zu überblicken und Termine zu koordinieren.
Tabelle
Die Tabellenansicht listet alle Wartungen und Prüfungen des Projekts mit Name, letzter und nächster Ausführung, Frequenz, verknüpften Anlagen, dem verantwortlichen Kontakt und Typ. Du kannst mehrere Einträge auswählen und sie als Projektadministrator zu einer neuen Wartung oder Prüfung zusammenführen.
Über das Suchfeld findest du Einträge nicht nur nach Name, Anlage oder Typ, sondern auch nach dem Namen des verantwortlichen Kontakts.
Nach Kontakt sortieren und gruppieren
Klicke in der Tabelle auf die Spaltenüberschrift Kontakt, um die zugehörigen Aktionen zu öffnen:
- Aufsteigend oder Absteigend sortiert die Liste nach dem Namen des Kontakts.
- Gruppieren fasst alle Wartungen und Prüfungen desselben Kontakts zu einer aufklappbaren Gruppe zusammen. Hinter jeder Gruppe steht die Anzahl der enthaltenen Einträge; über Gruppierung aufheben kehrst du zur flachen Liste zurück.
Einträge ohne hinterlegten Kontakt werden mit „-" angezeigt und in einer eigenen Gruppe zusammengefasst.
Praktischer Tipp
Gruppiere nach Kontakt, wenn du die Arbeit nach Dienstleister koordinierst. So siehst du auf einen Blick, welche Wartungen und Prüfungen bei derselben Firma anstehen, und kannst Termine gebündelt abstimmen.
Praktischer Tipp
Vor allem bei größeren Objekten ist es sehr lohnend möglichst viele Objekte gleichen Typs mit dem gleichen Wartungsintervall zusammen zu fassen. Die 2-jährlichen Wartungen von Feuerlöschern werden oft gemeinsam durchgeführt und sollten daher auch als gemeinsame Wartung/Prüfung abgebildet werden. So bleibt die Kalenderübersicht übersichtlich und die Arbeit kann reibungslos organisiert werden.
Die Tabelle ist paginiert. Wenn viele Einträge vorhanden sind, blätterst du unten in der Liste weiter.
Benötigt Aufmerksamkeit
Diese Ansicht zeigt zwei Dinge:
- Wartungen und Prüfungen, bei denen die nächste Ausführung in der Vergangenheit liegt oder noch nicht angegeben ist.
- Anlagen im Projekt, für die noch keine Wartung oder Prüfung angelegt wurde.
Nutze diese Ansicht, um Lücken im Wartungsplan zu finden und fehlende Einträge nachträglich anzulegen.
Wartung oder Prüfung bearbeiten
Öffne eine Wartung oder Prüfung aus der Übersicht, um ihre Daten zu ändern. In der Detailansicht sind mehrere Bereiche verfügbar:
Details ändern
Über die Schaltfläche Wartung bearbeiten passt du Name, Beschreibung, Typ, Frequenz, Ausführungstermine, Quelle und verantwortlichen Kontakt an. Änderungen wirken sich auf alle verknüpften Anlagen aus.
Anlagen verwalten
Im Bereich Anlagen siehst du alle mit dieser Wartung oder Prüfung verknüpften Anlagen. Über Verwalten kannst du Anlagen hinzufügen oder entfernen. Das Entfernen einer Verknüpfung löscht die Wartung oder Prüfung nicht, sondern hebt nur die Verbindung zur Anlage auf.
Wartungsverträge hochladen
Im Bereich Wartungsverträge lädst du PDF-Verträge hoch, die zu dieser Wartung oder Prüfung gehören – zum Beispiel Wartungsverträge mit einem Dienstleister. Verträge stehen allen Projektmitgliedern zur Verfügung, die Zugriff auf den Bereich haben.
Praktischer Tipp
Wenn mehrere Anlagen dieselbe Wartung erhalten – zum Beispiel alle Lüftungsgeräte in einem Gebäude – erfasst du eine Wartung und verknüpfst sie mit allen betroffenen Anlagen. So pflegst du das Intervall an einer Stelle.
Durchführungen erfassen
Im Bereich Durchführungen dokumentierst du, wann eine Wartung oder Prüfung tatsächlich ausgeführt wurde.
Neue Durchführung erfassen
Klicke auf Erfassen, um eine neue Durchführung anzulegen. Beim Anlegen trägst du nur den Termin ein – falls schon einer mit der Firma abgestimmt ist – und optional einen Kommentar. Alle weiteren Schritte folgen auf der Detailseite der Durchführung. Für eine vergangene Durchführung trägst du das tatsächliche Datum als Termin ein und bestätigst anschließend die Durchführung.
Geführter Ablauf
Die Detailseite führt dich in fünf Schritten durch den tatsächlichen Ablauf. Es ist immer nur der Schritt bearbeitbar, der als Nächstes ansteht – so können keine widersprüchlichen Angaben entstehen:
- Termin vereinbaren: Stimme einen Termin mit der zuständigen Firma ab und trage ihn ein. Wird ein Termin verschoben oder platzt er, änderst du einfach den Termin – die Historie bleibt im Verlauf erhalten.
- Durchführung bestätigen: Bestätige, dass der Termin stattgefunden hat. Das Datum der Durchführung ist immer der eingetragene Termin – kam die Firma an einem anderen Tag, korrigierst du zuerst den Termin.
- Protokoll hochladen: Lade das Prüfprotokoll (PDF) hoch. Ist die Durchführung noch nicht bestätigt, bestätigt das Hochladen sie automatisch – das steht direkt am Upload dabei.
- Mängel nachverfolgen: Entscheide anhand des Protokolls: Sind keine Mängel aufgeführt, schließt du die Durchführung direkt über Keine Mängel – abschließen ab. Andernfalls übernimmst du die Mängel per KI-Auswertung oder erfasst sie manuell und hinterlegst die Frist zur Mängelbeseitigung aus dem Prüfbericht.
- Abschluss: Du schließt die Durchführung bewusst ab – entweder ohne Mängel direkt nach dem Protokoll oder sobald alle einfachen und wesentlichen Mängel erledigt sind. Mit dem Abschluss wird die nächste Fälligkeit der Wartung oder Prüfung berechnet.
Kommentar und weitere Dateien (Fotos, Nachweise, E-Mails) kannst du jederzeit ergänzen. Erfasste
Dokumente können PDF-, JPG-, PNG- oder E-Mail-Dateien (.eml, .msg) sein – zum Beispiel
Prüfprotokolle, Fotos, Mängelbeseitigungsnachweise oder die Terminabstimmung mit dem Dienstleister.
Das Protokoll selbst muss eine PDF-Datei sein.
Status
Der Status einer Durchführung wird nicht gesetzt, sondern ergibt sich automatisch aus den erfassten Fakten:
- Geplant: die Durchführung ist angelegt, aber noch kein Termin eingetragen.
- Terminiert: ein Termin ist eingetragen.
- Durchgeführt: die Durchführung des Termins ist bestätigt.
- Nachverfolgung: das Protokoll ist hochgeladen und enthält noch offene einfache oder wesentliche Mängel.
- Abgeschlossen: die Durchführung wurde nach Protokoll und erledigten Mängeln manuell abgeschlossen.
Praktischer Tipp
Das Abschließen ist ein bewusster Schritt: Es setzt eine bestätigte Durchführung, ein Protokoll und keine offenen einfachen oder wesentlichen Mängel voraus. Wird später ein Mangel wieder geöffnet oder neu erfasst, öffnet sich die Durchführung automatisch wieder.
Durchführung aktualisieren
Öffne eine erfasste Durchführung aus der Liste, um den nächsten Schritt zu erledigen oder weitere Dokumente hinzuzufügen. Alle Projektmitglieder können die Fakten einer Durchführung ändern. Nach dem Abschluss sind Termin, Bestätigung und Mängelfrist gesperrt.
Sobald eine Durchführung abgeschlossen ist, werden die Felder Letzte Ausführung und Nächste Ausführung der Wartung oder Prüfung automatisch anhand des Intervalls aktualisiert.
Mängel nachverfolgen
Zu jeder Durchführung erfasst du Mängel – manuell oder per KI-Auswertung aus dem Prüfprotokoll. Jeder Mangel hat eine Schwere (Hinweis, Einfacher Mangel, Wesentlicher Mangel), optional eine eigene Frist und bei Hinweisen eine Begründung. Zu jedem Mangel können Nachweisdokumente (Foto, Rechnung, …) hinterlegt werden. Bei SV-Prüfungen ist mindestens ein Nachweis erforderlich, bevor ein Mangel als erledigt markiert werden kann.
Jede Durchführung führt außerdem eine Aktivitätshistorie: wer wann den Termin gesetzt, das Protokoll hochgeladen oder einen Mangel erledigt hat.
Verknüpfte Aufgaben
Durchführungen können mit Aufgaben verknüpft sein. Das ist nützlich, wenn aus einer Prüfung Folgearbeit entsteht – zum Beispiel eine Mängelbeseitigung. Die verknüpften Aufgaben siehst du in der Detailansicht der Durchführung.
Zusammenführen und Löschen
Wartungen und Prüfungen zusammenführen
Als Projektadministrator kannst du in der Tabellenansicht mehrere Wartungen oder Prüfungen auswählen und zu einer neuen zusammenführen. Dabei werden alle verknüpften Anlagen und vorhandene Durchführungen der ausgewählten Einträge in die neue Wartung oder Prüfung übernommen. Die ursprünglichen Einträge werden anschließend entfernt.
Das Zusammenführen eignet sich, wenn sich herausstellt, dass mehrere Einträge dieselbe Aufgabe beschreiben – zum Beispiel parallel erfasste Prüfungen für denselben Anlagentyp.
Wartung oder Prüfung löschen
Das Löschen einer Wartung oder Prüfung steht nur Projektadministratoren zur Verfügung. Beim Löschen wird der Eintrag nicht physisch entfernt, sondern als gelöscht markiert. Er verschwindet aus allen Übersichten und kann nicht wiederhergestellt werden. Bereits erfasste Durchführungen bleiben als Nachweis erhalten.
Verknüpfungen zu anderen Bereichen
Wartungen und Prüfungen sind eng mit anderen Bereichen im System verknüpft:
- Anlagen: jede Wartung oder Prüfung ist mit mindestens einer Anlage verbunden. In der Detailansicht einer Anlage siehst du alle zugehörigen Wartungen und Prüfungen unter dem Bereich Wartung/Prüfung.
- Durchführungen und Aufgaben: aus einer Durchführung heraus können Aufgaben entstehen, die Nacharbeiten oder Mängelbeseitigungen steuern.
- Checklisten: für wiederkehrende Prüfungen mit festem Ablauf ergänzen Checklisten die Wartungen und Prüfungen. Siehe dazu die Seite zu Checklisten.
Weitere Informationen zu Anlagen findest du auf der Seite Anlagen.
Berechtigungen
Projektmitglieder mit der Rolle ADMIN oder USER können Wartungen und Prüfungen erstellen, bearbeiten sowie Durchführungen erfassen und aktualisieren. Nur ADMIN können Wartungen und Prüfungen löschen oder mehrere Einträge zusammenführen.
Das Anlegen von Wartungen und Prüfungen setzt voraus, dass im Projekt bereits mindestens eine Anlage existiert. Wenn der Bereich Wartung & Prüfung in einem Projekt nicht sichtbar ist, ist er möglicherweise in den Projekteinstellungen noch nicht aktiviert.