Kontakte
Kontakte, Firmen und Bewertungen verwalten.
Kontakte sind Ansprechpartner, Dienstleister und andere Personen, die im Betrieb oder in Projekten eine Rolle spielen. Du kannst sie zentral im Workspace verwalten und an verschiedenen Stellen im System verknüpfen – zum Beispiel als verantwortlichen Kontakt bei einer Wartung oder als Eintrag in einer Wikiseite.
Ein Kontakt besteht mindestens aus einem Namen. Alle weiteren Angaben wie Kürzel, Beschreibung, E-Mail, Telefonnummern, Standort und Vorgesetzter sind optional und helfen dabei, die richtige Person schnell zu erreichen.
Wofür Kontakte gedacht sind
Nutze Kontakte, um Ansprechpartner einheitlich zu erfassen und nicht in unterschiedlichen Listen oder Dokumenten verstreut zu halten. Typische Fälle sind:
- ein externer Dienstleister für Wartung, Reinigung oder Sicherheit,
- ein interner Ansprechpartner für einen bestimmten Bereich,
- eine Führungskraft, die bei Eskalationen informiert werden soll.
Kontakte sind besonders nützlich, wenn mehrere Personen im System arbeiten und einheitlich wissen müssen, wen sie bei einem Thema erreichen können.
Was in einen Kontakt gehört
Die zentrale Information ist der Name. Das Kürzel eignet sich für Abkürzungen oder interne Bezeichnungen. Die Beschreibung gibt Kontext, zum Beispiel die Rolle oder den Zuständigkeitsbereich.
Praktischer Tipp
Halte die Beschreibung kurz und funktional. „Hausmeister Gebäude A" ist aussagekräftiger als „Hausmeister".
- E-Mail: kann im Workspace nur einmal vergeben werden, falls sie angegeben ist. Du kannst einen Kontakt auch ohne E-Mail anlegen.
- Telefonnummern: du kannst mehrere Nummern hinterlegen.
- Standort: hilft bei der regionalen Zuordnung.
- Berichtet an (E-Mail): zeigt den direkten Vorgesetzten an.
- Foto: du kannst ein Bild hochladen, das in der Kontaktübersicht angezeigt wird.
- Firma: optional – ordnet den Kontakt einer Firma zu. Die verfügbaren Firmen werden von Admins in den Einstellungen gepflegt.
Kontakte finden
Du erreichst die Kontaktübersicht über den Bereich Kontakte in der Hauptnavigation. Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt: links die alphabetisch sortierte Liste aller Kontakte, rechts die Detailansicht des ausgewählten Eintrags.
Kontakte filtern
Oberhalb der Kontaktliste findest du drei Tabs: Alle, Mitglieder und Extern. Damit kannst du die Liste schnell auf interne oder externe Kontakte eingrenzen.
Kontakte suchen
Über das Suchfeld oben kannst du nach Name, Beschreibung, E-Mail oder Telefonnummer filtern. Wenn du einen Eintrag in der Liste anklickst, werden die Details rechts angezeigt.
Wenn ein Kontakt nicht erscheint, prüfe:
- ob die Schreibweise in der Suche passt,
- ob der Kontakt noch nicht angelegt wurde,
- ob er bereits entfernt wurde.
Praktischer Tipp
Reguläre Mitglieder können Kontakte einsehen. Die Pflege bleibt Besitzern und Admins vorbehalten.
Kontakt erstellen
Neue Kontakte erstellst du über die Schaltfläche Kontakt erstellen oben rechts. Beim Erstellen kannst du alle Felder direkt ausfüllen oder später ergänzen. Der Name ist das einzige Pflichtfeld.
Neben den Standardfeldern kannst du im Erstelldialog auch eine Firma zuweisen. Dieses Feld ist optional.
Praktischer Tipp
Wenn du viele Kontakte anlegst, achte von Beginn an auf einheitliche Namensgebung. Das erleichtert die Suche später erheblich.
Wer kann Kontakte erstellen?
Nur Besitzer und Admin eines Workspaces können Kontakte erstellen.
E-Mail-Adressen beachten
Die E-Mail muss im Workspace eindeutig sein. Wenn du versuchst, eine bereits vergebene E-Mail zu verwenden, erhältst du eine Fehlermeldung. Du kannst den Kontakt aber ohne E-Mail speichern und diese später hinzufügen.
Kontakt bearbeiten und entfernen
Wenn du einen Kontakt in der Liste auswählst, siehst du rechts die Detailkarte mit allen Informationen. Dort stehen dir, sofern vorhanden, direkte Aktionen zur Verfügung:
- Anrufen: wählt die erste hinterlegte Telefonnummer.
- E-Mail: öffnet dein E-Mail-Programm mit der hinterlegten Adresse.
- Bewertung: öffnet den Bewertungsdialog (nur bei externen Kontakten, wenn du die nötigen Berechtigungen hast).
Kontakt aktualisieren
Kontakt entfernen
Innerhalb des Bearbeitens-Dialogs findest du die Aktion Kontakt entfernen. Prüfe vor dem Entfernen, ob der Kontakt an wichtigen Stellen verknüpft ist.
Nur Besitzer und Admin eines Workspaces können Kontakte entfernen
Praktischer Tipp
Wenn eine Person nur vorübergehend nicht erreichbar ist, aktualisiere die Daten oder ergänze einen Hinweis in der Beschreibung. Entfernen ist nur sinnvoll, wenn der Kontakt dauerhaft nicht mehr benötigt wird.
Firmen
Du kannst Kontakte einer Firma zuordnen. Der Firmenname erscheint in der Detailansicht des Kontakts. Wenn ein Kontakt einer Firma zugeordnet ist und Bewertungen vorliegen, werden in der Bewertungsübersicht zusätzlich aggregierte Firmenwerte angezeigt (auf Workspace- und globaler Ebene).
Bewertungen
Externe Kontakte können bewertet werden. Bewertungen helfen, die Qualität und Zuverlässigkeit von Dienstleistern und externen Ansprechpartnern strukturiert zu erfassen.
Bewertung erstellen
Klicke auf die Schaltfläche Bewertung in der Fußzeile der Kontaktkarte. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du für jedes Bewertungskriterium einen Wert wählst:
- sehr schlecht (0)
- eher schlecht (1)
- eher gut (2)
- sehr gut (3)
Zusätzlich kannst du einen optionalen Kommentar hinterlegen, um die Bewertung näher zu erläutern.
Wer kann bewerten?
- Besitzer und Admin können alle externen Kontakte bewerten.
- Interne Kontakte können nicht bewertet werden.
Bewertungsübersicht
Unterhalb der Kontaktkarte eines externen Kontakts findest du einen aufklappbaren Bereich Bewertungen. Dort werden die Ergebnisse auf bis zu drei Ebenen angezeigt:
- Kontakt: der gewichtete Durchschnitt aller Bewertungen für diesen Kontakt im Workspace.
- Firma (WS): der aggregierte Wert aller bewerteten Kontakte derselben Firma innerhalb des Workspaces. Nur sichtbar, wenn der Kontakt einer Firma zugeordnet ist.
- Firma (Gesamt): der aggregierte Wert über alle Workspaces hinweg. Hier wird nur der Prozentwert angezeigt, ohne Anzahl der Kontakte oder Bewertungen.
Jede Ebene zeigt einen Prozentwert, der sich aus den gewichteten Scores der Kategorien errechnet. Du kannst zwischen den Ebenen wechseln, um die Aufschlüsselung nach Kategorien und die zugehörigen Kommentare zu sehen.
Praktischer Tipp
Kommentare werden nur auf der Kontakt-Ebene angezeigt, nicht in den aggregierten Firmenwerten. So bleibt die Zuordnung klar.
Verknüpfungen
Kontakte sind nicht nur eine Adressliste, sondern werden an verschiedenen Stellen im System verwendet:
Wartungen und Prüfungen
Bei Wartungen und Prüfungen kannst du einen Verantwortlichen Kontakt hinterlegen. Das hilft, wenn bei einer Prüfung oder einem Mangel schnell die zuständige Person erreicht werden muss.
Wikis
In Wikiseiten kannst du Kontakte als Blöcke einfügen. So bleiben Ansprechpartner direkt im relevanten Dokument sichtbar, ohne dass die Information veraltet, weil sie zentral gepflegt wird.
Aufgaben
Ist der Ersteller einer Aufgabe als Kontakt mit der gleichen Email-Adresse angelegt, so kannst du dir durch hovern über den Namen oben in der Detailansicht der Aufgabe direkt den Kontakt anzeigen lassen. Das ermöglicht klare Identifikation in großen Projekten und schnelle Rückfragen vor allem bei zeitkritischen und sensiblen Aufgaben.